IT Procurement merupakan serangkaian dari aktifitas dan proses yang dibutuhkan untuk memperoleh produk atau layanan teknologi informasi. Dalam bahasa Indonesia, procurement adalah pengadaan. Maka arti IT procurement secara harfiah adalah Pengadaan IT.
IT Procurement membutuhkan pengelolaan atau manajemen yang melibatkan kemampuan merumuskan strategi dan administrasif. Hal ini termasuk pada pembuatan dan manajemen permintaan penawaran (RFQ), permintaan proposal (RFP), permintan informasi (RFI) dan manajemen hubungan dengan pemasok. Tugas IT procurement sehari-hari dapat termauk pada penelitian pasar, negosiasi harga, menentukan syarat dan kondisi layanan yang terbaik, menyelesaikan permasalahan tagihan dan mengkomunikasikn status pembelian.
Sebagai negara berkembang yang mengarah menjadi negara maju, proyek pengadaan IT di Indonesia cukup besar. Proyek pengadaan IT di Indonesia selalu meningkat dari waktu ke waktu.
Biasanya manajemen pengadaan ini di kepalai oleh seorang manajer procurement atau sekarang disebut dengan Chief Procurement Officer disingkat menjadi CPO. Para CPO harus memahami kategori pengeluaran yang cukup kompleks secara efektif.
Di Indonesia, seluruh pengadaan proyek dengan batas nilai tertentu wajib dilakukan dengan lelang atau tender. Proses lelang proyek pengadaan ini jika dilakukan secara tulus dapat memberikan efisiensi pada perusahaan atau instansi. Namun, jika proyek pengadaan IT tersebut dilakukan melalui lelang yang sudah di tentukan pemenangnya, maka hal tersebut dapat menyebabkan pengadaan yang tidak efektif. Dalam hal ini kerugian yang terjadi dapat sangat signifikan.
Manajemen Pengadaan IT juga dapat dibantu oleh pihak konsultan IT yang berpengalaman, sebab mereka mengetahui vendor mana saja yang cocok untuk suatu proyek. Tidak semua vendor cocok dengan semua proyek. Ini berkaitan dengan persyaratan dan kondisi dari kedua belah pihak.
Konsultan IT yang dapat diandalkan untuk mengelola proyek pengadaan IT anda adalah yang sudah terbiasa dalam menangani perangkat dan peralatan teknologi informasi skala besar. Dalam hal ini, anda dapat melihat sebuah konsultan IT yang mengelola sendiri fasilitas data center miliknya. Selain itu, anda juga dapat melihat pada konsultan IT yang telah menangani beberapa korporasi besar hingga tingkat pemerintahan dalam hal layanan pengelolaan IT atau IT Managed Services.
Karena, jika konsultan IT tersebut menerapkan praktik terbaik untuk pengadaan IT yang akan mereka gunakan sendiri, maka tentunya dapat diharapkan bahwa konsultan IT tersebut akan menerapkan yang serupa untu Anda. Ini merupakan bukti rekam jejak yang dapat anda jadikan pegangan dalam membertimbangkan konsltan IT untuk pengadaan IT di perusahaan anda.
Serangkaian proses harus dilakukan, para manajer procurement merupakan pihak yang paling bertanggung jawab jika ada pengadaan yang tidak dapat dipakai, terlebih lagi jika menimbulkan downtime.
Jika pihak procurement menanyakan kecocokan suatu perangkat terhadap infrastruktur IT mereka ke pihak vendor, tentunya para marketing yang dikejar target akan berusaha menjawab "cocok" sekalipun tidak cocok. Atau mereka akan mengatakan "tidak cocok" dan memberikan alternatif yang lebih kecil. Alternatif tersebut di kemudian hari sering dapat menimbulkan masalah tersendatnya operasional.
Oleh karena itu, semakin banyak perusahaan dan instansi pemerintah yang menggunakan jasa manajemen procurement IT dari kantor konsultan IT. Dengan menggunakan teknik manajemen pengadaan proyek IT, maka anda dapat mencegah kerugian, pemborosan, serta dapat meningkatkan jaminan kelancaran operasional IT.
Semoga definisi IT procurement ini dapat menambah dan memperbarui wawasan dari pengertian IT Procurement saat ini.
IT Procurement membutuhkan pengelolaan atau manajemen yang melibatkan kemampuan merumuskan strategi dan administrasif. Hal ini termasuk pada pembuatan dan manajemen permintaan penawaran (RFQ), permintaan proposal (RFP), permintan informasi (RFI) dan manajemen hubungan dengan pemasok. Tugas IT procurement sehari-hari dapat termauk pada penelitian pasar, negosiasi harga, menentukan syarat dan kondisi layanan yang terbaik, menyelesaikan permasalahan tagihan dan mengkomunikasikn status pembelian.
IT Procurement di Indonesia
Sebagai negara berkembang yang mengarah menjadi negara maju, proyek pengadaan IT di Indonesia cukup besar. Proyek pengadaan IT di Indonesia selalu meningkat dari waktu ke waktu.
Biasanya manajemen pengadaan ini di kepalai oleh seorang manajer procurement atau sekarang disebut dengan Chief Procurement Officer disingkat menjadi CPO. Para CPO harus memahami kategori pengeluaran yang cukup kompleks secara efektif.
Di Indonesia, seluruh pengadaan proyek dengan batas nilai tertentu wajib dilakukan dengan lelang atau tender. Proses lelang proyek pengadaan ini jika dilakukan secara tulus dapat memberikan efisiensi pada perusahaan atau instansi. Namun, jika proyek pengadaan IT tersebut dilakukan melalui lelang yang sudah di tentukan pemenangnya, maka hal tersebut dapat menyebabkan pengadaan yang tidak efektif. Dalam hal ini kerugian yang terjadi dapat sangat signifikan.
Perkembangan Tenologi Informasi Yang Harus Di Waspadai
Perkembangan juga terjadi dalam manajemen pengadaan barang teknologi informasi seiring berubahnya teknologi dan sistem eksternal. Contohnya pada era cloud computing sekarang ini, banyak perusahaan "terjebak" dalam kontrak yang berisiko besar. Ada juga kesalah pahaman dalam menggunakan layanan cloud, seperti ketika terjadi "Crash" di layanan cloud, semua data hilang dan tidak dapat dikembalikan.Manajemen Pengadaan IT juga dapat dibantu oleh pihak konsultan IT yang berpengalaman, sebab mereka mengetahui vendor mana saja yang cocok untuk suatu proyek. Tidak semua vendor cocok dengan semua proyek. Ini berkaitan dengan persyaratan dan kondisi dari kedua belah pihak.
Konsultan IT yang dapat diandalkan untuk mengelola proyek pengadaan IT anda adalah yang sudah terbiasa dalam menangani perangkat dan peralatan teknologi informasi skala besar. Dalam hal ini, anda dapat melihat sebuah konsultan IT yang mengelola sendiri fasilitas data center miliknya. Selain itu, anda juga dapat melihat pada konsultan IT yang telah menangani beberapa korporasi besar hingga tingkat pemerintahan dalam hal layanan pengelolaan IT atau IT Managed Services.
Karena, jika konsultan IT tersebut menerapkan praktik terbaik untuk pengadaan IT yang akan mereka gunakan sendiri, maka tentunya dapat diharapkan bahwa konsultan IT tersebut akan menerapkan yang serupa untu Anda. Ini merupakan bukti rekam jejak yang dapat anda jadikan pegangan dalam membertimbangkan konsltan IT untuk pengadaan IT di perusahaan anda.
Pengadaan IT Merupakan Strategi untuk Jangka Panjang
Seluruh produk teknologi informasi yang diadakan, biasanya bersifat jangka panjang, sekitar 5 tahunan. Dan ini dapat bertambah seiring waktu dan sesuai kebutuhan. Oleh karena itu, dapat dibayangkan kerugian yang sangat besar jika mayoritas pengadaan tersebut tidak efektif dan efesien.Serangkaian proses harus dilakukan, para manajer procurement merupakan pihak yang paling bertanggung jawab jika ada pengadaan yang tidak dapat dipakai, terlebih lagi jika menimbulkan downtime.
Jika pihak procurement menanyakan kecocokan suatu perangkat terhadap infrastruktur IT mereka ke pihak vendor, tentunya para marketing yang dikejar target akan berusaha menjawab "cocok" sekalipun tidak cocok. Atau mereka akan mengatakan "tidak cocok" dan memberikan alternatif yang lebih kecil. Alternatif tersebut di kemudian hari sering dapat menimbulkan masalah tersendatnya operasional.
Oleh karena itu, semakin banyak perusahaan dan instansi pemerintah yang menggunakan jasa manajemen procurement IT dari kantor konsultan IT. Dengan menggunakan teknik manajemen pengadaan proyek IT, maka anda dapat mencegah kerugian, pemborosan, serta dapat meningkatkan jaminan kelancaran operasional IT.
Semoga definisi IT procurement ini dapat menambah dan memperbarui wawasan dari pengertian IT Procurement saat ini.
Komentar
Posting Komentar